経費計上できる科目一覧と注意点やメリット&デメリットについて解説

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事業で使用した費用を、経費計上すると節税になります。

そのためには経費計上できる費用とできない費用を正しく選別し、正確な会計処理が求められます。

ただ経費の種類は多種多様であり、計上できる科目を全て把握できていない方も多いのではないでしょうか。

・適切な会計処理のために経費計上できる科目一覧を知りたい

・経費計上における注意点とメリット、デメリットは?

このような疑問をお持ちではありませんか?

そこで、この記事では「個人事業主や会社経営者の方」に対して経費計上に関する疑問を解決します。

具体的には

(1)経費計上できる科目一覧

①経費とは?

②経費計上できる科目一覧

③計上できない費用

(2)経費計上における注意点とメリット&デメリット

①経費計上における注意点

②経費計上のメリット

③経費計上のデメリット

の順番に重要なポイントだけをご紹介していきます。

この記事は5分程度で読めますし、

経費を正しく理解することで、納税すべき税金を抑えることが可能となります。

まずは、ご一読を!

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経費計上できる科目一覧

始めに、経費についての基礎的な内容を解説した上で、経費計上できる科目と、そうではない科目についてお伝えしましょう。

経費とは?

個人事業主や会社において事業活動で利益を得るために使用した費用を経費と呼びます。

たとえば出張費、取引先との飲食代、通信費などが代表例ですが、業務上必要となる費用は多種多様です。

「事業所得 = 売上 – 経費」であるため、経費は納税額に大きく影響します。 

そのため会計処理においては、経費を正しく計上し税務署に申告する必要があります。

経費計上できる科目一覧

【人件費】

人を雇用することで発生する費用です。

たとえば給与・賃金・賞与・退職金などが該当します。

ただし配偶者などへの給料は、一定の要件を満たさない限り必要経費とはなりませんので注意が必要です。

【租税公課】

事業税・固定資産税・自動車税・不動産取得税・印紙税・消費税は租税公課に含めることができます。

ただし所得税・相続税・住民税などは個人的な経費のため租税公課に含めることができません。

【土地代・家賃】

事業所や店舗の家賃、駐車場として支払った使用料は、土地代・家賃として経費計上できます。

個人事業主が自宅で仕事を行なう場合、仕事で使用している面積など合理的な割合で経費計上が可能です。

【接待交際費】

取引先との飲食や冠婚葬祭にかかる費用は、交際費として経費計上できます。

公私混同しやすい科目として、税務署からチェックが入りやすいため、計上には十分な注意が必要です。

【減価償却費】

時間の経過とともに価値が減る資産を、耐用年数に応じて分割計上していく費用が減価償却費です。

耐用年数は法令で資産ごとに定められています。

減価償却費として認められるものは、社用車やパソコンなど取得金額10万円以上が対象です。

【外注費】

外部業者に依頼して支払った金額が外注費です。

外注費に認められるものは、名刺などのデザイン費、外注したシステム開発にかかった費用などです。

【修繕費】

建物に関する通常の維持管理費や修理のための費用は、修繕費として経費計上できます。

ただし経費に認められているのは、原状回復までの修繕費用だけです。

耐久性や機能、価値を上げるために行った修繕費用は計上できません。

【荷造運賃】

運送費や荷造発送費、梱包費などは荷造運賃として経費計上が可能です。

梱包に必要なダンボールやガムテープなども計上することができますが、翌年で使い切れないほど一度に大量に購入した場合には未使用分は経費とすることはできません。

【水道光熱費】

水道料、電気代、ガス代などのライフラインに関する費用が該当します。

【消耗品費】

10万円未満の事務用品(文房具、プリンターインク等)などを購入した場合は、消耗品費になります。

原則として、購入費が10万円未満のもの、もしくは耐用年数が1年未満のものは消耗品の扱いです。

青色申告の場合は、購入費が30万円未満であれば消耗品費に含まれます。

【出張費、交通費】

仕事で使用した電車、タクシー、レンタカー、飛行機などの運賃は、旅費交通費になります。

また出張などでの宿泊費も該当します。

【通信費】

電話料金をはじめ、インターネット料金、スマホ料金などが含まれます。

また切手やはがきも通信費に含まれます。

【福利厚生費】

従業員やその家族が健康で安定した生活を送るために、全従業員を対象に支給する費用が福利厚生費です。たとえば従業員の健康保険や厚生年金、社員旅行や忘年会などの行事にかかった費用が対象となります。

【保険料】

損害保険料や地震保険料、自動車保険料も経費計上可能です。

ただし自宅の住居部分は経費に入らないため、事業使用分と按分して計上する必要があります。

火災保険が長期契約の場合、保険料は一括で支払いであっても、費用計上は対象となる年の保険料分だけを毎年計上する必要があるため注意が必要です。

【広告宣伝費】

事業の宣伝のために使用したパンフレット・看板・広告・試供品などの費用が宣伝広告費にあたります。

また店舗などショーウィンドーのディスプレイなどにかかった費用も、広告宣伝費として計上可能です。

【新聞図書費】

事業を営む上で、必要な資料や情報を得るために新聞・書籍を購入している場合、新聞図書費として経費計上が可能です。

参考までに、有料のメールマガジンも対象となります。

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計上できない費用

費用のなかには、経費として計上できないものがあります。

個人的な税金(所得税・住民税)のほか、事業活動とは直接関係のない費用は経費計上できません。

経費計上できないものについて、その一例を紹介します。

【所得税・住民税】

所得税や住民税などの個人にかかる税金は経費計上できません。

個人事業主であっても個人に関する税金は対象外となります。

ただし事業で使用している不動産の固定資産税や個人事業税などは経費計上できます。

【私的に使用した費用】

事業活動とは関係のない、私的な買物については経費計上できません。

あくまで経費は事業活動に関係のある費用のみです。

また仕事で着ているスーツやネクタイは、業務で使用していますが、私的な利用も可能であるため経費としては認められていません(制服・ユニホームは除く)。

経費計上における注意点とメリット&デメリット

続いて、経費計上する上で押さえておいたほうがいい注意点とメリット・デメリットをお伝えします。

経費計上における注意点

経費計上は、納税すべき税額に大きく影響しますので、正確な経費計上、申告が必要です。

不適切な経費計上を税務署から指摘されると、追徴課税を取られるケースもあります。

また意図的な場合は、法律違反の脱税とみなされるため絶対におこなわないようにして下さい。

経費計上のメリット

経費で使用した金額が多くなれば、結果的に課税所得が少なくなり納めるべき税金を抑えられます。

しかし税金を減らすための不適切な経費計上はペナルティや脱税行為にあたるので注意が必要です。

特に法人であれば、事業に関係する費用も多種多様です。

メリットを最大限活用するためにも、計上可能な科目なのか都度確認しておきましょう。

経費計上のデメリット

【税法上の手続きが必要】

経費計上するには、領収書・レシート・振込み証明書などの書類を整理・保管する必要があります。

また使用理由を説明できるような証跡も必要になります。

このように会計処理には、一定の作業と手間が必要です。

【利益が減少する】

経費は課税所得を減らして節税効果を生み出しますが、その反面、会計上の利益が少なくなり、経費が多くなれば赤字に転落する場合もあります。

課税所得を減らすために、赤字に転落するのは本末転倒です。

経費計上による節税メリットは確かにありますが、使用する経費は必要最小限に留めておくべきです。

まとめ

〇経費計上できる科目一覧

①経費とは?

・個人事業主や会社において事業活動で利益を得るために使用した費用が経費です。

②経費計上できる科目一覧

・人件費

・租税公課

・土地代・家賃

・接待交際費

・減価償却費

・外注費

・修繕費

・荷造運賃

・水道光熱費

・消耗品費

・出張費、交通費

・通信費

・福利厚生費

・保険料

・広告宣伝費

・新聞図書費

〇経費計上における注意点とメリット&デメリット

①経費計上における注意点は

・経費計上は、納税すべき税額に大きく影響しますので、正確な経費計上、申告が必要です。

②経費計上のメリット

・経費計上した分、課税所得が少なくなり納めるべき税金を抑えられます。

③経費計上のデメリット

・経費計上する会計処理には、一定の作業と手間が必要。

・経費は課税所得を減らして節税効果を生み出しますが、経費が多くなれば赤字に転落する場合もあります。

経費を正しく理解し無駄な税金を削減できれば、結果として事業の収益性改善につながります。

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